イベント運営でLINEを使うのは限界。チーム管理はBANDアプリで! |BANDインタビューVol.6

今年創立30年目を迎え、関東の大学生ダンス組織の中で最大規模を誇る関東大学学生ダンス連盟シグマの連盟公演でBANDを導入しました。3ヶ月間運用した結果から、レポートを3回に分けてお送りします。
今回は最終の第3回目は『実際BANDでどう問題を解決したの?』についてです。
第1回目では、『そもそもシグマとは?連盟公演とは?』について。第2回目では『イベント運営とコミュニティ醸成』についてを話してきました。先にそちらをご覧いただけると当記事の理解度が深まりますのでよろしくお願いします。

【イベント運営者必見】イベント運営とコミュニティ醸成について | BANDインタビューVol.5

2017.05.19

関東最大規模の大学生ダンス連盟がBANDを使ってみた件 Part1 | BANDインタビューVol.4

2017.04.28

BANDBLOG編集長のいしこです。
シグマについてのレポートもいよいよ最終回を迎えました。
今回の記事では、『実際BANDはシグマのコミュニケーションの問題を解決したの?』という点にフォーカスを当てています。
第2回目の記事でこのようなことを書きました。

これまで、シグマはコミュニティ運営においてソフト面(ブランド、ファン)は出来ていましたがハード面での運用があまり上手に出来ていませんでした。
コミュニティ運営では、ソフト面を支えるハードの存在も必要不可欠です。
ここでいうハードというのは、ツールや仕組み作りのことを指します。
BANDは、連盟公演でのハードということになります。

ではコミュニティ運営、チームコミュニケーションを円滑に進めるためのツールとしてBANDはどのように機能したのか?
実際3ヶ月間BANDをメインで運用していたシグマの運営の方にインタビューを行いました。

シグマが抱えていた情報共有の問題

シグマの連盟公演ではダンサー400人が出演し、50日間の練習を行います。
また、400人のダンサーはそれぞれのコマに分かれて練習するため(13コマ)、全員と顔を合わす機会はかなり限られているためそれぞれ対面でのコミュニケーションは難しい状況です。
そのため運営側は大人数に対して毎日膨大な量の情報共有とコミュニケーションが必要なのです。
そして、BAND導入以前のシグマではメインのコミュニケーションはメーリングリスト(=メーリス)、LINEの2つを使い分けていました。
ではどのように使い分けをしていたのでしょうか?

メーリスは主に
練習日時の共有、会場のお知らせ、合宿、通し練習など運営側からの情報の発信に使われていました。
LINEでは
練習フォームの動画の共有や、日常のコマごとでのコミュニケーションがメインでした。
連盟公演全体のグループLINEがあるわけではなく、各コマごとにグループLINEが作成され
そこに運営側のコマ担当が入り、共有された情報の質問の受付等を行なっていました。
更にコマ担当のLINEグループがまた別にあり、そこで各コマに連絡する内容を幹部がコマ担当に伝えて、それをコマに伝えていました。
それぞれの目的ごとにLINEがあったためスタッフによっては30個以上のシグマ関連のLINEグループに所属していました。

いしこ
シンプルにめんどくさくないですか? 運営大変そう。。。

おっと思わず、心の声が漏れてしまいました。
では、この方法での問題点とはなんでしょうか?
まず運営側としては、1番大きいの非効率ということですよね。
メーリスは既読数が分かりません。つまり全員に情報が伝わっているのかが運営側には把握できないのです。
ですから、コマごとのLINEでの確認作業が必要となります。
1つの情報を送るのに幾つもの場所(グループLINEやメーリス)に送らなければならないため手間が非常にかかります。
また、送り忘れが起こる可能性も高まります。
更にメーリスで送った情報に変更があったまたは間違いがあった場合、送信内容を編集することは出来ないので再度送り直さなければなりません。

受け取る側としては、メールとLINEを両方確認しなければならないということです。(※そしてメールを確認する習慣があまりない人が多い)
上記のメーリスの再度送り直しの様な状況があった場合、1つのメールを見逃した時点で受け取り手の中での情報は更新されていない状況となります。

では、全体のグループLINEを作ったらいいんじゃないか?という議論が発生しそうですね。
全体グループLINEの場合、既読数は確認出来るし、重要な投稿はノートで確認出来るし、スケジュール機能もありますよね。

ただ、新たな問題も発生します。
1番大きな問題は、全てのやり取りが同じチャット画面で行われることです。
みなさんこんな経験はありませんか?

いしこ
1時間LINEを開かないだけで400件ほどの通知が貯まっていて、見る気が失せた。
グループLINEは全ての情報がチャットルームに一元化されていることによって、結局重要な情報がどこにあるのかが分からなくなり、コミュニケーションロストが発生します。

では実際、BANDでどう解決したのでしょうか?

いしこ: これまでのコミュニケーションの課題を踏まえて、BANDを導入してよかったと思うのはどういった点ですか?

シグマ: 良かったと思うのは3つの点ですね。
1つ目は全員が同じ情報を同じ場所で確認できる様になったことです。
BANDは掲示板機能がメインなので1つ1つの情報を独立して発信できることはとても便利です。
1投稿内でコメントやいいねの反応が完結しているので、重要な情報が流れるのを防ぐことができます。

 

 

いしこ: シグマさんはどのような情報の共有が多いんですか?

シグマ: 私たちは、主にスケジュール(練習、飲み会、合宿)、写真・動画の共有が1番多いですね。
これまで、メーリスで毎日スケジュールを送っていました。それが一括してカレンダーで予定を管理できるのは良い点です。
また、飲み会などの予定を登録する時に出欠確認をすることで人数を簡単に把握出来るので嬉しいです。

いしこ: 写真や動画の共有ってこれまで各グループLINEを使っていたんですか?

シグマ: これまで写真袋にUPして、LINEでパスワードを共有していました。
通し練習など、自分の踊っている姿はすぐにチェックしたいのですが動画の共有って重たいじゃないですか?
BANDではそれが簡単にUPできますよね。
また50日間も練習していると、忘れ物が大量に出てくるんですね。ですから忘れ物専用のアルバムを作ったことで持ち主にちゃんと返ってくるようになったのはよかったです(笑)

 

 

いしこ: そんな使い方もしていたんですね。残りの2つの良かった点についてもお聞きしていいでしょうか?

シグマ: はい。2つ目は一括でアプリ内で情報を管理できて、情報の伝達度を確認しやすいことですね。
ダンサーへの情報共有は様々な仕事があるうちの1つですので、出来るだけ効率よくやりたかった。
BAND内には全員が入っているので、そこに送れば全員が観てくれる状況はありがたいですね。
またメンバーの既読状況が数字で確認出来ることは効率化する上で大事でした。
これまではメーリスでは全員が開いているかどうか確認できなかったんですが、BANDでは既読数がつきますし、本当に重要な投稿であれば、”お知らせ”に登録すれば、既読・未読が誰なのかまで分かるので観ていない人だけに個人的にフォローすればよくなったんです。

いしこ: 実際、運用して行く上でどうしても投稿者と閲覧者にはっきり分かれると思うんですがシグマさんではどれくらい投稿者はいましたか?

シグマ: 今回連盟公演で4つのBANDを運用したんですが

1. 400人のダンサーへの情報共有ツールとしてのBand
2. 400人ダンサー含め連盟公演関係者全員でのコミュニティ醸成のためのBand
3. 連盟公演のお客さんとの関係性を築くBand
4. 上記3つを運営するためのBand

1つ目は情報共有がメインなので運営側がほぼ全員投稿していました。
2つ目に関しては、”連盟公演関係者全員が仲良くなる場所”であったので、各コマの飲み会の様子やしょうもない写真をあげたり自由な使い方をしていました。
これまで、全員が所属する場所が無かったので、コマ間を超えて横断的なコミュニケーションが取れたことはとても良かったです。
ちなみにこのBandは連盟公演が終わった今でも、頻繁に投稿されているんです。
私も、Instagramの次にBANDを開くようになりました。

恋ダンスを踊ってみた動画です。実際BANDにUPされました!!

 

いしこ: なるほど!4つのBANDを運用していたんですね!!ありがとうございます!
実際、コミュニケーション用のBANDを運用してみて例年と変わったことはありますか?

シグマ: 50日の期間中に何度か全員で集まる機会があるんですが、その集まりの後にBANDに投稿される写真の量がすごかったです(笑)
3つ目の良かった点で言おうと思っていた一体感の醸成ですね。
全員が発信できて、400人全員の顔が分かる状態を作れたことは一体感の醸成にとても貢献しました。

投票機能を使って、誰がかっこいいとか可愛いとかを決めたりもとても盛り上がりました。

コミュニケーションツールを乗り換える大変さは

いしこ: LINEだと大半の人が使ってるから簡単にグループLINEの運用が出来ますよね。
今回の連盟公演でBANDを初めて使った人が大勢いると思うんですがどういった点が大変でしたか?またどのように大変だった点を乗り越えましたか?

シグマ: そうですね!400人超える集団に1つのことをさせるというのはやはり難しいです。
連盟公演の説明会があるんですけど、その時に”BANDというアプリを使って情報共有をする”という旨を伝えて、ダウンロードを促しましたが全員は入ってくれなくて全員ダウンロードするまで3,4日くらいは掛かりました。
また、最初は情報共有のBandだけだったので、どうしても参加者は閲覧者となるため、BANDを使う習慣がつきませんでした。
そこで、投票機能を使った投稿をしてみたり上記のようなBandを作ったことで自分が主体的にBAND内でアクションをすることが増えて、定着していきました。

クリックすると実際の投票コンテンツなどを確認できます!

いしこ: 実際、LINEを使わなくなったわけじゃないですよね?

シグマ: はい。やはり瞬間、瞬間でのコミュニケーションはLINEの方が便利です。
動作が慣れているので、運営同士ですぐに対応しなければならないものはLINEを使うこともありました。
ただ、全体的なところでいうと、BANDの方が便利だと感じました。

いしこ:ありがとうございます。
では、最後にBANDを使ってみて感想などありましたらお願いします!

シグマ: ある程度使い続けると写真や動画などのコンテンツの量も増えて、コミュニティ感が出てきました。
そうなると、みんなはBANDで連盟公演関連のコンテンツをUPするようになるので自然とBANDを今でも見ちゃいます。
また、いま1人でも日程調整とかでも使ってます(笑)

終わりに

3回にわたって、シグマでの事例を通して『イベント運営とコミュニティ醸成』『大人数で使うBAND』についてレポートしてきました。
シグマさんありがとうございました。
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